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Geschäftsordnung KI-Gremium

Acht Paragrafen, jeder mit der Begründung daneben, dazu ein Besetzungsvorschlag mit 4 Stimmen und eine Zuständigkeitsverteilung. Die ist der eigentliche Kern: Sie legt fest, was nicht ins Gremium geht.

Version 1.0 · Stand 14. August 2026

Bevor Sie eines gründen

Vier Gründe, warum KI-Gremien nicht tragen

Sie scheitern selten daran, dass sie falsch entscheiden. Sie scheitern daran, dass an ihnen vorbei entschieden wird. Diese Geschäftsordnung ist gegen genau diese vier Muster gebaut.

1 Es tagt seltener, als Entscheidungen anfallen

Ein Gremium, das vierteljährlich zusammenkommt, ist für ein Feld, in dem monatlich neue Funktionen erscheinen, kein Entscheidungsweg, sondern ein Nadelöhr. Wer nicht warten kann, entscheidet ohne das Gremium, und das wird dann der Normalfall statt der Ausnahme.

2 Es ist zu groß, um zu entscheiden

Sobald jede Abteilung eine Stimme möchte, sitzen zwölf Personen am Tisch, von denen acht nicht betroffen sind. Solche Runden vertagen. Fünf bis sieben stimmberechtigte Personen sind die Obergrenze, alles Weitere kommt anlassbezogen dazu.

3 Es ist ein IT-Gremium mit anderem Namen

Wenn die Fragen lauten, wo gerechnet wird und welche Schnittstelle es gibt, sitzt die Versorgung nicht am Tisch. Dann werden Systeme freigegeben, die technisch sauber und fachlich unbrauchbar sind.

4 Es entscheidet über alles

Wenn auch die Umformulierung eines Wartezimmeraushangs eine Gremiumsentscheidung ist, verliert das Gremium seine Autorität für die Fälle, in denen sie gebraucht wird. Die Zuständigkeitsverteilung in Paragraf 5 ist deshalb der wichtigste Teil dieser Vorlage.

Anlage B, der Kern

Was nicht ins Gremium geht

Die meisten Vorlagen listen auf, was das Gremium entscheidet. Die nützlichere Liste ist die umgekehrte. Ohne sie landet jede Kleinigkeit auf der Tagesordnung, und das Gremium verliert die Autorität für die Fälle, in denen sie gebraucht wird.

Fall Wer entscheidet Warum
Erstfreigabe eines Systems, das Angaben zu Personen verarbeitet Gremium Der Fall, für den es das Gremium gibt.
Erstfreigabe eines Systems ohne Personenbezug Leitung des Gremiums allein, Meldung in der nächsten Sitzung Ein Textwerkzeug für Aushänge braucht keine Runde. Die Meldung sorgt trotzdem für Vollständigkeit im Inventar.
Neue Funktion in einem bereits freigegebenen System IT und die fachlich verantwortliche Person gemeinsam Hier entstehen die meisten Fälle. Ginge jeder ins Gremium, käme es aus dem Nachtragen nicht heraus. Erweitert die Funktion die Datenarten oder erlaubt sie selbstständige Aktionen, geht der Fall doch ins Gremium.
System, das ohne Bestätigung Aktionen ausführt Gremium, immer Ein System mit Schreib- und Versandrechten kann Schaden anrichten, bevor jemand hinsieht.
Verlängerung einer bestehenden Freigabe ohne Änderung Fachlich verantwortliche Person, Vermerk im Inventar Sonst wird die halbe Sitzung mit Bestätigungen verbracht.
Widerruf einer Freigabe nach einem Vorfall Jedes stimmberechtigte Mitglied allein, sofort wirksam Ein Widerruf muss schneller gehen als eine Freigabe. Das Gremium bestätigt ihn in der nächsten Sitzung oder hebt ihn auf.
Meldung eines ungeregelt genutzten Systems Geht ohne Bewertung ins Inventar, Entscheidung in der nächsten Sitzung Wer erst bewerten muss, meldet nicht. Die Erfassung darf nicht an der Entscheidung hängen.

Anlage A

Besetzung, und warum je Sitz

Höchstens sieben Stimmen. Datenschutz und Interessenvertretung sitzen bewusst beratend am Tisch: Wer eine Freigabe mitträgt, kann sie schlechter unabhängig prüfen.

Leitung des Gremiums stimmberechtigt
Eine Person mit Entscheidungsbefugnis, sonst ist jede Freigabe nur ein Vorschlag an jemand anderen.
Ärztliche oder pflegerische Vertretung aus der Versorgung stimmberechtigt
Ohne die Versorgung entscheidet das Gremium über Abläufe, die es nicht kennt. Diese Stimme ist der Grund, warum es kein IT-Gremium ist.
IT oder Informationssicherheit stimmberechtigt
Beantwortet, wo gerechnet wird, was angebunden ist und was ein System darf.
Datenschutz beratend
Beurteilt Datenarten, Rechtsgrundlagen und Auftragsverarbeitung. Bei einer benannten Datenschutzbeauftragung deren Stellung beachten: beratend, nicht mitverantwortlich für die Freigabe.
Qualitäts- oder Risikomanagement stimmberechtigt
Verbindet die Freigabe mit den vorhandenen Verfahren, damit kein zweites Regelwerk neben dem Handbuch entsteht.
Betriebliche Interessenvertretung beratend
Beteiligungsrechte entstehen nicht dadurch, dass jemand im Gremium sitzt, und entfallen nicht dadurch, dass niemand darin sitzt. Frühe Einbindung verhindert, dass eine fertige Entscheidung nachträglich aufgerollt wird.
Anlassbezogen: die betroffene Fachabteilung beratend
Wird zu dem Tagesordnungspunkt geladen, der sie betrifft, und ist für diesen Punkt stimmberechtigt.

Das Muster

Acht Paragrafen

Der eingerückte Text ist das Muster, der Absatz darunter ist Kommentar für die Person, die die Geschäftsordnung beschließt. Kopiert wird nur das Muster.

§ 1 Zweck und Stellung

  1. In [Einrichtung] wird ein KI-Gremium eingerichtet.
  2. Es entscheidet über die Freigabe, die Änderung und den Widerruf des Einsatzes von KI-Systemen im Rahmen der KI-Nutzungsrichtlinie und führt das KI-Inventar.
  3. Das Gremium ist ein Entscheidungsgremium der [Geschäftsführung / Leitung] und tritt nicht an die Stelle bestehender Zuständigkeiten, insbesondere nicht an die Stelle der ärztlichen Verantwortung, des Datenschutzes, der Arbeitssicherheit und der betrieblichen Interessenvertretung.

Warum so Absatz 3 verhindert den häufigsten Konflikt: dass sich andere Stellen übergangen fühlen oder umgekehrt annehmen, ihre Verantwortung sei jetzt beim Gremium abgeladen.

§ 2 Zusammensetzung

  1. Dem Gremium gehören die in Anlage A genannten Rollen an. Es hat höchstens sieben stimmberechtigte Mitglieder.
  2. Für jedes Mitglied wird eine Vertretung benannt.
  3. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten wird die betroffene Fachabteilung geladen. Sie ist für diese Punkte stimmberechtigt.
  4. Die Mitglieder werden für [Zeitraum] benannt.

Warum so Die Obergrenze steht bewusst im Text. Ohne sie wächst jedes Gremium, bis es nur noch vertagt. Die anlassbezogene Ladung löst den Zielkonflikt zwischen Größe und Betroffenheit.

§ 3 Sitzungen

  1. Das Gremium tagt mindestens [Abstand, empfohlen monatlich].
  2. Zusätzlich tagt es unverzüglich auf Verlangen eines stimmberechtigten Mitglieds, insbesondere nach einem Vorfall.
  3. Zwischen den Sitzungen können Entscheidungen im Umlaufverfahren getroffen werden, wenn kein stimmberechtigtes Mitglied widerspricht.
  4. Die Einladung mit Tagesordnung und Unterlagen ergeht mindestens [Frist] vorher.

Warum so Absatz 3 ist der Grund, warum die Vorlage überhaupt funktioniert. Ohne Umlaufverfahren staut sich alles auf den Sitzungstermin, und die Praxis entscheidet daran vorbei.

§ 4 Entscheidungen

  1. Das Gremium ist beschlussfähig, wenn die Leitung, die Vertretung der Versorgung und ein weiteres stimmberechtigtes Mitglied anwesend sind.
  2. Es entscheidet mit einfacher Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder.
  3. Widerspricht die Vertretung der Versorgung oder der Datenschutz einer Freigabe, wird die Entscheidung vertagt und der Widerspruch mit Begründung protokolliert.
  4. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet [Geschäftsführung / Leitung]. Die Entscheidung wird begründet protokolliert.

Warum so Absatz 3 gibt zwei Rollen ein aufschiebendes Veto statt eines Blockaderechts. Das schützt vor Überstimmen in genau den Fragen, in denen die Mehrheit fachlich nicht urteilen kann, ohne das Gremium handlungsunfähig zu machen.

§ 5 Was nicht ins Gremium geht

  1. Die Zuständigkeitsverteilung in Anlage B ist verbindlich.
  2. Fälle, die dort einer anderen Stelle zugewiesen sind, werden dort entschieden und dem Gremium in der nächsten Sitzung berichtet.
  3. Im Zweifel entscheidet die Leitung des Gremiums über die Zuständigkeit.

Warum so Der wichtigste Paragraf. Ein Gremium, das über jede Kleinigkeit entscheidet, verliert die Autorität für die Fälle, in denen sie gebraucht wird, und wird umgangen.

§ 6 Beteiligung und Unterrichtung

  1. Beteiligungsrechte der betrieblichen Interessenvertretung bleiben unberührt. Sie entstehen nicht dadurch, dass eine Vertretung im Gremium sitzt, und entfallen nicht dadurch, dass keine darin sitzt.
  2. Vorhaben, die den Einsatz von KI-Systemen am Arbeitsplatz betreffen, werden der Interessenvertretung so früh mitgeteilt, dass eine Beteiligung vor der Entscheidung möglich ist.
  3. Beschäftigte, die mit einem freigegebenen System arbeiten sollen, werden vor der Inbetriebnahme unterrichtet.

Warum so Absatz 1 ist der Satz, der später Streit erspart. Die Mitgliedschaft einer Vertretung im Gremium ist keine Beteiligung im Rechtssinn, und ein Muster kann die Prüfung der einschlägigen Beteiligungstatbestände nicht vorwegnehmen. Zwei deutsche Vorschriften nennen KI inzwischen ausdrücklich: Paragraf 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG erfasst die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz, allerdings als Unterrichtung und Beratung, nicht als Mitbestimmung. Und Paragraf 80 Absatz 3 Satz 2 BetrVG erklärt die Hinzuziehung eines Sachverständigen für erforderlich, wenn der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von künstlicher Intelligenz beurteilen muss; die nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber aus Satz 1 entfällt dadurch nicht. Absatz 3 des Musters geht bewusst weiter als Artikel 26 Absatz 7 KI-VO, der nur Hochrisiko-Systeme am Arbeitsplatz erfasst und erst ab dem 2. Dezember 2027 gilt.

§ 7 Dokumentation

  1. Über jede Sitzung wird ein Protokoll geführt, das mindestens enthält: Anwesende, behandelte Fälle, Entscheidung je Fall mit Begründung, abweichende Auffassungen, offene Punkte mit Verantwortlichkeit und Termin.
  2. Entscheidungen werden im KI-Inventar bei dem betroffenen System vermerkt.
  3. Die Protokolle sind für die Mitglieder und die [Geschäftsführung / Leitung] jederzeit einsehbar.

Warum so Die abweichenden Auffassungen gehören ausdrücklich ins Protokoll. Ohne sie liest sich jede Entscheidung im Nachhinein als einstimmig, und niemand kann rekonstruieren, welches Risiko damals gesehen wurde.

§ 8 Überprüfung

  1. Das Gremium überprüft mindestens [Abstand] die Einträge im KI-Inventar, deren Prüftermin fällig ist.
  2. Es wertet die eingegangenen Vorfallmeldungen aus und leitet daraus Schulungsbedarf ab.
  3. Diese Geschäftsordnung wird mindestens [Abstand] überprüft, außerdem nach jeder Änderung der KI-Nutzungsrichtlinie.

Warum so Absatz 2 schließt den Kreis zum Schulungskonzept. Was im Alltag schiefgeht, ist der beste Hinweis darauf, welcher Schulungsinhalt fehlt.

Häufige Fragen

Zehn Antworten vorweg

Verlangt die KI-Verordnung ein KI-Gremium?
Nein. Weder die KI-Verordnung noch das deutsche Durchführungsgesetz schreiben ein Gremium, einen Ausschuss oder eine benannte Stelle innerhalb der einsetzenden Organisation vor. Ein Gremium ist eine Organisationsentscheidung. Es lohnt sich, sobald mehrere Stellen über denselben Einsatz mitreden und niemand die Entscheidung trifft.
Ab welcher Größe lohnt sich ein Gremium?
Nicht die Größe entscheidet, sondern die Zahl der beteiligten Stellen. In einer Einzelpraxis genügt eine verantwortliche Person und ein gepflegtes Inventar. Sobald IT, Datenschutz, Qualitätsmanagement und Versorgung getrennte Zuständigkeiten sind, entsteht sonst die Lage, in der alle mitreden und niemand entscheidet.
Wie oft sollte das Gremium tagen?
Häufiger, als die meisten planen. Ein vierteljährlicher Rhythmus ist für ein Feld, in dem monatlich neue Funktionen erscheinen, kein Entscheidungsweg, sondern ein Nadelöhr. Die Vorlage empfiehlt monatlich und erlaubt ausdrücklich Entscheidungen im Umlaufverfahren zwischen den Sitzungen. Ohne diesen Weg entscheidet die Praxis am Gremium vorbei.
Welche Beteiligungsrechte hat der Betriebsrat beim KI-Einsatz?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, aber die Landkarte ist klar. Eine KI-Nutzungsrichtlinie stellt allgemeine Verhaltensregeln auf und berührt damit typischerweise Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 1 BetrVG. Nummer 6 greift zusätzlich, wenn das System objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen, etwa durch personenbezogene Nutzungsprotokolle. Die Abgrenzung zwischen mitbestimmtem Ordnungsverhalten und mitbestimmungsfreiem Arbeitsverhalten steht nicht im Gesetz, sie stammt aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Paragraf 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG nennt den Einsatz künstlicher Intelligenz inzwischen ausdrücklich, gibt aber Unterrichtung und Beratung, kein Mitbestimmungsrecht.
Kann der Betriebsrat einen Sachverständigen hinzuziehen?
Paragraf 80 Absatz 3 Satz 2 BetrVG erklärt die Hinzuziehung ausdrücklich für erforderlich, wenn der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung künstlicher Intelligenz beurteilen muss. Die Erforderlichkeit muss also nicht mehr eigens begründet werden. Die nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber aus Satz 1 entfällt dadurch aber nicht. Wer hier Streit vermeiden will, klärt die Frage vor der ersten Freigabeentscheidung, nicht danach.
Gelten die Betreiberpflichten aus Artikel 26 und 27 schon?
Nein, noch nicht. Der Digital-Omnibus hat die Anwendbarkeit verschoben: Kapitel III Abschnitt 3 der KI-Verordnung, in dem Artikel 26 und 27 stehen, gilt ab dem 2. Dezember 2027 für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III und ab dem 2. August 2028 für solche nach Anhang I. Wer heute ein Gremium einrichtet, erfüllt damit keine bereits geltende Pflicht, sondern schafft sich die Struktur, mit der er sie später erfüllen kann.
Ersetzt die Mitgliedschaft der Interessenvertretung deren Beteiligung?
Nein. Beteiligungsrechte entstehen nicht dadurch, dass jemand im Gremium sitzt, und sie entfallen nicht dadurch, dass niemand darin sitzt. Paragraf 6 des Musters hält das ausdrücklich fest. Welche Beteiligungstatbestände in Ihrem Fall einschlägig sind, kann ein Muster nicht vorwegnehmen.
Warum haben Datenschutz und Interessenvertretung kein Stimmrecht?
Weil beide eine eigene Rolle haben, die durch Mitentscheiden geschwächt würde. Wer eine Freigabe mitträgt, kann sie schlechter unabhängig prüfen. Der Datenschutz hat stattdessen ein aufschiebendes Veto nach Paragraf 4 Absatz 3: Sein Widerspruch vertagt die Entscheidung und wird protokolliert.
Was gehört ausdrücklich nicht ins Gremium?
Die Freigabe von Systemen ohne Personenbezug, neue Funktionen in bereits freigegebenen Systemen, solange sie weder die Datenarten erweitern noch selbstständige Aktionen erlauben, und die unveränderte Verlängerung bestehender Freigaben. Diese Fälle stehen in Anlage B und werden dort entschieden, wo sie anfallen. Ein Gremium, das über alles entscheidet, wird umgangen.
Darf ich das Muster im eigenen Namen beschließen?
Ja. Sie können es kopieren, kürzen, umschreiben und ohne Quellenangabe beschließen. Eine Rechtsberatung ist es nicht, und es ordnet Ihre konkrete Lage nicht ein.

Nutzung

Nehmen Sie den Text, er gehört Ihnen

Gemeinfrei gestellt. Sie dürfen ihn kopieren, kürzen, umschreiben und ohne Quellenangabe im eigenen Namen beschließen. Eine Rechtsberatung ist er nicht. Prüfen Sie vor dem Beschluss insbesondere die Beteiligung der Interessenvertretung und die Stellung Ihrer Datenschutzbeauftragung.

Das Regelwerk, über das dieses Gremium entscheidet: zur KI-Nutzungsrichtlinie →

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