Kurzfassung: Für KI-Automatisierung eignen sich Abläufe, die oft vorkommen, viel Text bewegen und deren Ergebnis ein Mensch prüfen kann, bevor es Folgen hat. Schlecht geeignet sind Abläufe, in denen eine KI allein über Menschen entscheidet, denn Artikel 22 DSGVO setzt hier enge Grenzen. Jeder KI-Workflow braucht einen festen Prüfschritt mit klarer Zuständigkeit. Ob sich ein Ablauf tatsächlich lohnt, zeigt erst eine Messung vorher und nachher.

Was KI-Automatisierung anders macht

Klassische Prozessautomatisierung folgt festen Regeln. Eine Rechnung mit einer bestimmten Kostenstelle geht an eine bestimmte Person, ein ausgefülltes Formular löst eine bestimmte E-Mail aus. Solche Regeln sind vorhersehbar, stoßen aber an Grenzen, sobald Eingaben frei formuliert sind.

KI-Automatisierung mit Sprachmodellen setzt genau dort an. Sie liest E-Mails, Dokumente oder Gesprächsnotizen, ordnet sie ein und formuliert Entwürfe. Dafür nimmt man eine Unsicherheit in Kauf: Microsoft schreibt in der Dokumentation zu Copilot selbst, dass KI-generierte Antworten nicht garantiert zu 100 Prozent zutreffen und vor der Weitergabe geprüft werden sollten.

Daraus folgt die Grundregel für jede KI-Prozessoptimierung: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet und gibt frei. Ein KI-Workflow ist deshalb in der Regel eine Teilautomatisierung. Der Prüfschritt sorgt dafür, dass der Ablauf verlässlich bleibt.

Merkmale geeigneter Abläufe

Ein Ablauf ist ein guter Kandidat, wenn die meisten dieser Merkmale zutreffen:

  • Häufigkeit: Er kommt mehrmals pro Woche vor, nicht einmal im Quartal.
  • Ähnlichkeit: Die Fälle gleichen sich in Aufbau und Ziel.
  • Textlast: Es geht um Lesen, Sortieren, Zusammenfassen oder Formulieren.
  • Prüfbarkeit: Eine fachkundige Person erkennt mit vertretbarem Aufwand, ob das Ergebnis stimmt.
  • Korrigierbarkeit: Ein Fehler fällt auf, bevor er Kunden, Beschäftigte oder Behörden erreicht.
  • Freigegebene Daten: Die nötigen Angaben dürfen nach der internen Datenampel in das vorgesehene Werkzeug.

Typische Beispiele aus Büro und Verwaltung sind: eingehende Anfragen nach Thema sortieren und an die zuständige Stelle weiterleiten, Entwürfe für wiederkehrende Antworten erstellen, lange Unterlagen auf die entscheidenden Punkte zusammenfassen, einen Recherchebrief aus freigegebenen Quellen vorbereiten oder Besprechungsnotizen in ein Protokoll überführen. Für Protokolle gelten eigene Regeln, beschrieben im Beitrag zu KI-Protokollen aus Besprechungen.

Wo Grenzen liegen

Heikel wird es, wenn das Ergebnis unmittelbar über Menschen entscheidet. Nach Artikel 22 DSGVO hat eine betroffene Person das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ausnahmen gibt es nur in bestimmten Fällen, etwa wenn die Entscheidung für einen Vertrag erforderlich ist oder die Person ausdrücklich eingewilligt hat.

Die Datenschutzkonferenz nennt dazu ein Beispiel: Eine KI-Anwendung, die alle Bewerbungen auf eine Stelle auswertet und selbstständig zu Vorstellungsgesprächen einlädt, verstößt gegen Artikel 22. Eine lediglich formelle Beteiligung eines Menschen reicht nach der DSK nicht aus. Zeitdruck oder knappes Personal dürfen nicht dazu führen, dass Ergebnisse ungeprüft übernommen werden.

Vorsicht ist außerdem geboten bei:

  • Besonders geschützten Daten: Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit gehören nach Artikel 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur in den dort genannten Ausnahmefällen erlaubt.
  • Kundenkontakt ohne Mensch: Wer einen Chatbot direkt mit Kunden sprechen lässt, sollte die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der KI-Verordnung kennen, die seit dem 2. August 2026 gelten. Mehr dazu im Beitrag zur Kennzeichnung von Chatbots.
  • Leistungsdaten: Hält ein KI-Workflow fest, wer wie viele Vorgänge in welcher Zeit bearbeitet, berührt das die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können.

Den Prüfschritt fest einplanen

Ein Prüfschritt wirkt nur, wenn er konkret beschrieben ist. Dazu gehören vier Angaben:

  1. Wer prüft: eine benannte Rolle, nicht „das Team“.
  2. Was geprüft wird: Fakten, Zahlen, Namen, Fristen, Ton und Vollständigkeit.
  3. Wann geprüft wird: vor dem Versand, vor der Ablage oder vor der Entscheidung.
  4. Wie es festgehalten wird: ein kurzer Vermerk, dass und von wem geprüft wurde.

Auch ein Ablauf, der monatelang stabil läuft, braucht Stichproben. Anbieter aktualisieren ihre Modelle, Microsoft etwa weist für Copilot ausdrücklich auf regelmäßige Aktualisierungen hin. Eine Antwortvorlage, die gestern zuverlässig war, kann nach einem Modellwechsel anders formulieren.

Vom Kandidaten zum Pilot

Bevor ein Ablauf umgebaut wird, helfen sechs Fragen:

  • Wie oft kommt der Ablauf vor, und wie lange dauert er heute?
  • Welche Daten sind beteiligt, und dürfen sie in das vorgesehene Werkzeug?
  • Wer prüft das Ergebnis, und wie lange dauert die Prüfung?
  • Was passiert, wenn ein Fehler unbemerkt durchrutscht?
  • Entscheidet das Ergebnis über Menschen?
  • Ist der Betriebsrat nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG über die Planung unterrichtet, die ausdrücklich den Einsatz von Künstlicher Intelligenz einschließt?

Danach wird gemessen: an mehreren vergleichbaren Aufgaben Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Qualität vor der Umstellung, dann dieselbe Messung mit dem KI-Workflow. Dauert die Prüfung so lange wie die ursprüngliche Arbeit, ist nichts gewonnen. Auch dieses Ergebnis ist wertvoll, weil es eine Fehlinvestition verhindert. Wie sich ein Pilot in die gesamte Einführung einfügt, beschreibt der Beitrag KI im Unternehmen einführen.

Weniger, aber belastbar automatisieren

Gute KI-Automatisierung beginnt mit der Auswahl des Ablaufs und dem Prüfschritt, das Werkzeug folgt danach. Ein einziger gut gewählter Ablauf mit sauberer Messung bringt mehr Klarheit als zehn halb eingerichtete Experimente.

Wer Auswahl, Prüfung und Messung nicht selbst organisieren möchte, kann diese Aufgaben einem externen KI-Beauftragten übergeben, der auch Datenschutz und Betriebsrat im Blick behält. Einen konkreten Einstieg bietet der KI-Pilot: ein Ablauf, zwei Wochen. Ein wiederkehrender Ablauf wird darin in einem freigegebenen Werkzeug eingerichtet, das Team geschult und Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Qualität vorher und nachher gemessen. Ein Ergebnis gegen den Einsatz von KI wird dabei ebenso offen dokumentiert.

Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.