Kurzfassung: Eine KI-Schulung für Mitarbeiter lässt sich in sechs Schritten planen: Bestand erheben, Gruppen nach Aufgaben bilden, Ziele festlegen, Format wählen, Regeln vorbereiten, dokumentieren. Artikel 4 der KI-Verordnung schreibt weder Format noch Stundenzahl vor, die Entscheidung liegt beim Unternehmen. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, den Bedarf zu ermitteln, Maßnahmen darauf abzustimmen, sie zu dokumentieren und bei Bedarf aufzufrischen.

Was Artikel 4 verlangt, klärt der Beitrag zur KI-Schulungspflicht. Wie ein größeres Lernprogramm aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zum Curriculum für KI-Kompetenz. Dieser Beitrag behandelt die Planung für ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter schulen möchte.

Schritt 1: Bestand erheben

Die Bundesnetzagentur nennt als ersten Grundstein die Bedarfsermittlung: Welche Personen nutzen welche KI-Systeme, zu welchem Zweck, und welche Risiken und Chancen sind damit verbunden?

Dazu gehören auch KI-Funktionen in Fachsoftware und Werkzeuge, die Einzelne von sich aus nutzen. Einzubeziehen sind Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, nach den Hinweisen der Behörde etwa Auftragnehmer und Dienstleister.

Schritt 2: Gruppen nach Aufgaben bilden

Abteilungen sind für KI-Schulungen oft ein grober Schnitt. Genauer passen Aufgaben, in denen KI vorkommt: Texte nach außen geben, Kundenanfragen beantworten, Daten für Entscheidungen zusammenfassen, Personalvorgänge bearbeiten. Artikel 4 verlangt außerdem, technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und den Einsatzkontext zu berücksichtigen. Eine kurze Abfrage der Vorkenntnisse vor dem Termin liefert dafür die Grundlage.

Drei Fragen stufen jede Aufgabe ein:

  • Welche Daten gehen hinein?
  • Wie nah liegt das Ergebnis an einer Entscheidung?
  • Wer sieht das Ergebnis?

Wo das Risiko hoch ist, wird tiefer geschult. Für die übrigen Gruppen genügt oft ein knapper Einstieg.

Schritt 3: Ziele festlegen, die sich beobachten lassen

„Die Mitarbeiter kennen die Grundlagen” lässt sich schlecht prüfen. Brauchbar sind Ziele, die eine Handlung beschreiben: Die Teilnehmenden ordnen einen Arbeitsfall der richtigen Datenklasse zu. Sie benennen in einem KI-Ergebnis die Stellen, die vor der Weitergabe geprüft werden müssen. Wie sich der Lernerfolg danach feststellen lässt, steht im Beitrag zur Prüfung von KI-Kompetenz. Ein bestimmtes Niveau einzelner Personen müssen Unternehmen nach Artikel 4 nicht garantieren.

Zur Planung gehören auch Verantwortlichkeiten, die die Bundesnetzagentur ausdrücklich nennt: Wer organisiert die Schulung, wer führt sie durch, und wer hält die Unterlagen aktuell?

Schritt 4: Format und Umfang wählen

Die KI-Verordnung legt kein Format fest. Nach den Hinweisen der Bundesnetzagentur reicht die Spanne von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungen, intern oder extern. Sie empfiehlt einen stufenweisen Aufbau, ohne ihn vorzuschreiben:

  1. Grundverständnis von Daten und KI, Chancen und Risiken.
  2. Fortgeschrittene Kompetenzen: Rolle des Unternehmens, Technik und rechtliche Einordnung der eingesetzten KI.
  3. Rollenspezifische Trainings, etwa zu Technik, Recht oder Ethik.

Eine Inhouse-Schulung passt, wenn ein Team mit denselben Werkzeugen arbeitet und gemeinsame Regeln braucht. Selbstlernangebote eignen sich für Grundlagen und für neue Beschäftigte. Die Entscheidung soll nach Einschätzung der Behörde plausibel und nachvollziehbar sein, deshalb gehört die Begründung in die Unterlagen. Für kleine und mittlere Unternehmen verweist sie auf kostenlose Angebote, etwa die KI-Trainer im Netzwerk Mittelstand-Digital und den KI-Campus.

Schritt 5: Regeln und Übungen vorbereiten

Eine Schulung trägt weiter, wenn vorher klar ist, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen. Dafür eignen sich eine Datenampel und eine KI-Nutzungsrichtlinie. Geübt wird an echten Aufgaben, ohne personenbezogene oder vertrauliche Originaldaten.

Wo ein Betriebsrat besteht, bestimmt er nach § 98 BetrVG bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen mit. Weitere Beteiligungsrechte beschreibt der Beitrag zu Betriebsrat und KI.

Schritt 6: Dokumentieren und auffrischen

Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Art der Maßnahme, inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen festzuhalten, die Maßnahmen regelmäßig zu evaluieren und bei Bedarf aufzufrischen, etwa wenn sich KI-Systeme oder der Einsatzkontext ändern. Eine Vorlage bietet das Schulungskonzept nach Artikel 4.

Was vor dem Termin feststehen sollte

  • Liste der eingesetzten KI-Werkzeuge und der Personen, die sie nutzen
  • Gruppen, Ziele und Format je Gruppe
  • freigegebene Werkzeuge und Datenregeln
  • Beteiligung des Betriebsrats, falls vorhanden
  • Vorlage für die Dokumentation
  • Termin für die erste Auffrischung und Regelung für neue Beschäftigte

KI-Schulung für Mitarbeiter als Inhouse-Tag

Die KI-Schulung für Mitarbeiter ist auf diesen Ablauf ausgelegt: ein Tag mit sechs Stunden für bis zu 15 Personen, vor Ort oder remote, mit Übungen an eigenen Aufgaben, gemeinsamen Arbeitsregeln und einer Dokumentation der Maßnahme. Weitere Formate stehen im Seminarkatalog. Soll die Kompetenzförderung dauerhaft an einer Stelle liegen, lässt sie sich einem externen KI-Beauftragten übertragen.

Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Quellen